O Microsoft 365 é uma das ferramentas mais populares entre empresas que buscam produtividade, colaboração e flexibilidade no trabalho. No entanto, muitos usuários ainda cometem erros que colocam seus dados em risco, acreditando, por exemplo, que a própria Microsoft faz backup completo das informações. A verdade é que a proteção de dados no Microsoft 365 depende, em grande parte, de como sua empresa lida com segurança e governança.
Confira os três erros mais comuns — e como evitá-los.
1. Confiar Apenas na Lixeira
Muitos acreditam que a lixeira do Microsoft 365 é suficiente para recuperar arquivos excluídos. Porém, essa confiança pode sair caro. Isso porque os itens da lixeira são excluídos automaticamente após 93 dias. Se um dado importante for apagado e não for percebido dentro desse prazo, ele estará perdido para sempre.
Como evitar: implemente uma solução de backup externa que permita recuperar versões anteriores de arquivos e mantenha os dados armazenados por períodos mais longos, conforme a política da sua empresa.
2. Achar que a Microsoft Faz Backup por Você
A Microsoft é responsável por manter a plataforma em funcionamento, garantindo disponibilidade e desempenho. No entanto, a proteção e recuperação dos seus dados são de sua responsabilidade. Em outras palavras: ela não realiza backup completo dos seus e-mails, arquivos e demais informações.
Como evitar: invista em uma solução de backup dedicada para o Microsoft 365. Assim, você garante que seus dados estejam realmente seguros, mesmo em casos de exclusão acidental, ataques, falhas humanas ou problemas internos.
3. Compartilhar Arquivos Sem Controle
Um erro comum é compartilhar arquivos por meio de links abertos — o famoso “qualquer um com o link pode acessar”. Essa prática facilita o trabalho colaborativo, mas também abre portas para riscos sérios: qualquer pessoa com o link pode alterar ou apagar os dados.
Como evitar: adote políticas de compartilhamento mais seguras, com controle de permissões e rastreamento de acessos. O ideal é permitir o acesso apenas a pessoas autorizadas e, sempre que possível, definir prazos de validade para os links.
Sua Empresa Está Realmente Protegida?
Se você se identificou com algum desses erros, talvez seja a hora de repensar como a proteção de dados é tratada na sua empresa. Contar com uma solução de backup profissional para o Microsoft 365 é uma forma simples e eficaz de garantir que seus dados estejam sempre disponíveis — mesmo diante de imprevistos.
👉 Entre em contato conosco para saber como proteger os dados da sua empresa de forma eficaz.