Quando falamos de segurança digital, existe um princípio fundamental:
👉 Somente quem precisa acessar, acessa.
E é exatamente isso que uma Política Básica de Acessos faz. Ela define de forma simples quem pode acessar o quê, quando, e com qual nível de permissão, garantindo organização, segurança e rastreabilidade dentro da empresa.
Mesmo empresas pequenas precisam dessa política — e ela não precisa ser complicada. Este guia traz uma versão prática, objetiva e aplicável em qualquer negócio, sem jargão técnico.
O Que é Uma Política Básica de Acessos?
É um conjunto de regras que definem:
- quem pode acessar determinado arquivo, sistema ou equipamento;
- qual nível de permissão cada pessoa tem (ex.: somente leitura, edição, administração);
- como entradas e saídas de usuários devem ser feitas;
- como acessos são revisados e monitorados.
Ela evita situações comuns como:
- ex‑funcionários com acesso ativo;
- pastas abertas para toda a empresa sem necessidade;
- senhas compartilhadas (um grande risco);
- pessoas com mais privilégios do que deveriam.
Uma política de acessos é uma das formas mais simples de proteger dados e reduzir riscos internos.
Por que sua empresa precisa disso?
Mesmo equipes pequenas enfrentam problemas como:
- arquivos apagados sem saber quem fez isso;
- informações sensíveis liberadas para todos;
- dependência de “quem sabe onde está” determinado documento;
- acessos sem controle.
Além disso, falhas de acesso são uma porta aberta para:
- ataques internos (intencionais ou acidentais);
- vazamento de informações;
- dificuldades em auditorias e exigências de clientes.
Uma política básica organiza a casa, traz clareza e melhora a segurança do ambiente digital.
Como Montar uma Política Básica de Acessos (Passo a Passo)
A seguir, um processo simples para criar a política, mesmo sem conhecimento técnico.
1. Liste os recursos que exigem controle
Exemplos comuns:
- E-mail corporativo
- Pastas de rede (financeiro, RH, comercial, etc.)
- Ferramentas de gestão (ERP, CRM, sistema financeiro)
- Equipamentos (notebooks, servidores, dispositivos)
- Painéis administrativos (sites, plataformas, integrações)
O objetivo aqui é saber o que existe e precisa ser controlado.
2. Classifique o tipo de acesso necessário
Para cada recurso, defina níveis simples:
- Somente leitura
- Leitura e edição
- Administrador (somente quando realmente necessário)
Assim fica fácil entender qual permissão dar a cada pessoa.
3. Classifique os usuários por função departamental
Crie grupos como:
- Financeiro
- Comercial
- Operações
- RH
- Diretoria
- TI
E defina:
Quem precisa de acesso a quê para trabalhar?
Essa lógica evita permissões exageradas ou desnecessárias.
4. Crie regras claras de entrada e saída de colaboradores
Isso evita um dos maiores riscos: ex‑funcionário com acesso ativo.
A política deve definir:
Quando alguém entra:
- quais acessos devem ser criados;
- quem aprova;
- quem configura.
Quando alguém sai:
- quando os acessos devem ser removidos (imediatamente);
- quem é responsável por confirmar a exclusão;
- o que fazer com os arquivos da pessoa.
Esse processo é essencial para evitar riscos internos e vazamento de dados.
5. Proíba o uso de senhas compartilhadas
É uma prática ainda comum em muitas empresas, mas perigosa.
Regras da política:
- cada pessoa deve ter seu próprio usuário;
- senhas devem ser individuais, seguras e trocadas periodicamente;
- nunca deve existir “usuário geral” ou “usuário da equipe”.
Isso garante rastreabilidade: quem fez o quê, onde e quando.
6. Defina como são feitas as revisões periódicas
A política precisa prever auditoria interna simples:
- Revisão mensal de acessos a pastas
- Revisão trimestral de sistemas críticos
- Revisão imediata ao sair um colaborador
Analise:
- quem tem acesso demais;
- quem não deveria ter;
- acessos esquecidos.
15 minutos por mês evitam grandes problemas.
7. Documente tudo em um único lugar
A política deve ficar:
- escrita;
- acessível;
- organizada.
Pode ser um documento simples com:
- O que é a política
- Objetivos
- Definições de níveis de acesso
- Regras de criação e exclusão de usuários
- Regras de senhas
- Fluxos de aprovação
- Periodicidade das revisões
- Responsáveis por cada etapa
Nada de burocracia — apenas clareza.
8. Treine o time rapidamente
A política só funciona se todos souberem:
- o que podem fazer;
- o que não podem;
- a quem pedir acesso;
- como lidar com informações sensíveis.
Um treinamento de 10 minutos já resolve.
Conclusão
Uma Política Básica de Acessos não é difícil, não exige TI avançado e nem muito tempo.
Mas ela aumenta muito a segurança, a organização e a confiança no ambiente da empresa.
Com regras simples, você evita riscos como:
- acessos indevidos
- perda de dados
- vazamentos internos
- usuários esquecidos
- exposição de informações sensíveis
É um passo fundamental para qualquer negócio que queira crescer com segurança.