Imagine sua empresa funcionando de forma integrada: documentos organizados, comunicação fluindo e equipes colaborando sem ruídos. Isso não acontece por acaso acontece quando o ambiente é bem estruturado.
O SharePoint, da Microsoft, é uma das ferramentas mais eficientes para criar essa organização interna.
A seguir, você encontra um guia simples e direto sobre como implementar o SharePoint de forma prática, mesmo que você não seja especialista na ferramenta.
O que é o SharePoint (de forma simples)?
O SharePoint é uma plataforma usada para criar intranets, organizar documentos, estruturar áreas de trabalho e facilitar a colaboração entre equipes.
Ele funciona como um hub central: tudo o que sua empresa precisa fica organizado em um só lugar — com segurança e controle de acesso.
Recursos mais usados do SharePoint
- Bibliotecas para armazenar documentos
- Compartilhamento seguro de arquivos
- Sites de equipe
- Listas e fluxos de trabalho
- Espaços para projetos
- Páginas informativas internas
Por ser integrado ao Microsoft 365, ele conversa naturalmente com Teams, OneDrive, Word, Excel e Outlook.
Como implementar o SharePoint na prática (passo a passo)
Abaixo está o fluxo real que empresas usam ao começar no SharePoint.
Não é técnico demais é o que realmente funciona.
1. Planejamento do ambiente
Antes de criar qualquer site, responda:
- Para que vamos usar o SharePoint?
- Quem serão os usuários?
- Quais tipos de documentos serão armazenados?
- Quais áreas precisam de sites específicos (TI, RH, Marketing, Projetos…)?
- Quais informações precisam de controle de acesso?
Esse nível de clareza evita bagunça futura.
2. Estruturação dos Sites
Com o planejamento definido, desenhe a estrutura básica:
- Site Raiz (Intranet)
- Sites de Equipe (RH, Financeiro, TI, Comercial…)
- Sites de Projetos
- Bibliotecas de Documentos
- Listas para cadastros ou processos internos
Dica: comece simples e evolua com o uso.
3. Configurações iniciais
Aqui você prepara o ambiente:
- Definir idiomas
- Configurar tema visual
- Ajustar opções de compartilhamento
- Conectar com o OneDrive e Microsoft 365
- Criar grupos de segurança (ex: Diretores, Gestores, Colaboradores)
Nada disso exige desenvolvimento tudo é feito via painel.
4. Permissões e Segurança
Essa é a parte mais importante.
Defina:
- Quem pode somente visualizar
- Quem pode editar
- Quem pode administrar
- Quem acessa cada site
- Quem pode compartilhar documentos
Um SharePoint mal permissionado vira um caos — faça com calma.
5. Criação dos Sites e Páginas
Agora sim, mãos à obra:
- Criar páginas internas
- Adicionar webparts (texto, imagens, links, listas, notícias)
- Criar bibliotecas de documentos
- Criar listas personalizadas
- Criar áreas para equipes
A ferramenta já traz modelos prontos, que aceleram muito.
6. Migração de Documentos (se necessário)
Se a empresa já usa pastas em rede ou sistemas antigos:
- Organize antes de migrar
- Evite copiar lixo digital
- Classifique por área
- Aproveite para padronizar nomes e versões
Essa etapa define se o SharePoint será útil ou bagunçado.
7. Treinamento da equipe
A implementação só funciona se todos sabem usar:
- Como criar pastas
- Como trabalhar em documentos simultâneos
- Como compartilhar corretamente
- Como usar o Teams + SharePoint juntos
- Onde encontrar informações internas
Treinamento é parte do processo, não um extra.
8. Monitoramento e Evolução Contínua
Depois que o ambiente entra no ar:
- Ajuste sites conforme o uso aumenta
- Monitore permissões
- Revise pastas antigas
- Crie novas áreas conforme a empresa cresce
O SharePoint é vivo. Ele evolui com a empresa.
Pronto para aplicar esse passo a passo? Fale com nossos especialistas.